1. Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử năm 2020

Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho phép doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh có 02 năm (từ 1/11/2018 đến 31/10/2020) để thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử Theo đó:

– Từ 1/11/2018, doanh nghiệp đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định thực hiện đăng ký sử sụng hóa đơn điện tử và không được đặt in thêm hóa đơn giấy.

– Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng Hóa đơn điện tử

– Trong thời gian diễn ra chuyển đổi, doanh nghiệp còn hóa đơn giấy đặt in từ trước thời điêm 1/11/2018 vẫn được sử dụng song song với hóa đơn điện tử.

Kể từ 1/11/2020 thì 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT không có mã hoặc HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Có thể thấy năm 2020, lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử đã bước vào giai đoạn gấp rút. Đây cũng là năm được nhận định là dễ xảy ra ùn tắc thủ tục hành chính do sự ồ ạt đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của các đơn vị kinh doanh.

2. Năm 2020, thời điểm nào thích hợp để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

2.1 Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sớm, doanh nghiệp được lợi gì?

Việc né tránh hóa đơn điện tử là điều không thể, do đó thay vì bị động đợi đến sát thời hạn doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sớm để nhận về 5 lợi ích vàng sau:

Có cơ hội làm quen với những quy định, quy trình mới về hóa đơn điện tử:

Trên thực tế đã có hơn 200.000 doanh nghiệp và kế toán cả nước chủ động chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trong năm 2019. Nhiều kế toán nhận định rằng chuyển đổi sớm đã giúp họ có nhiều thời gian để làm quen với quy định mới và giúp doanh nghiệp họ giảm thiểu tối đa chi phí cũng như rủi ro pháp lý từ các khâu: lập xuất hóa đơn, chuyển phát nhanh, lưu trữ…

Tối ưu hóa các công việc liên quan đến hóa đơn:

Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp xóa bỏ quy trình viết tay hóa đơn, rút ngắn thời gian cho việc phát hành, quản lý hóa đơn từ đó cắt giảm được quỹ thời gian xử lý hóa đơn và tăng hiệu quả công việc của người làm kế toán.

Thúc đẩy nhanh quy trình kinh doanh và quá trình thanh toán của khách hàng:

Thay vì phải mất từ 3 ngày đến một tuần để khách hàng nhận được hóa đơn qua chuyển phát nhanh và tiến hành thanh toán thì việc gửi hóa đơn điện tử cho khách qua email/sms và cho phép khách hàng thanh toán trực tuyến sẽ rút ngắn thời gian thanh toán của khách và giúp việc thu hồi công nợ của doanh nghiệp nhanh chóng hơn.

Đem lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh so với đối thủ:

Tiên phong Trên thị trường cạnh tranh, doanh nghiệp nào có được công nghệ hiện đại, tối ưu được quy trình kinh doanh thì doanh nghiệp đó sẽ có được ưu thế so với đối thủ. Chính vì vậy, hóa đơn điện tử có thể coi là bước đệm cần thiết cho sự bứt phá của doanh nghiệp.

Tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác:

Ngoài sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp ra thị trưởng thì hóa đơn là một trong những ấn phẩm được gửi tới khách hàng nhiều nhất. Hóa đơn điện tử được thiết kế đẹp mắt, đến tay khách hàng nhanh chóng sẽ tạo được ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Đây là cách doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiêp, hiện đại của mình đối với khách hàng và đối tác.

2.2 Quý I/2020 là thời điểm vàng để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Đối với kế toán, Quý I/2020 là thời gian vô cùng bận rộn và gấp rút với hàng loạt những báo cáo cần hoàn thành. Thay vì mất quá nhiều thời gian để viết tay, đóng dấu, chuyển phát nhanh, kế toán có thể tiết kiệm đến 90% thời gian đó khi sử dụng hóa đơn điện tử. Việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cũng sẽ được tự động, nhanh chóng và chính xác khi sử dụng hóa đơn điện tử, giảm bớt gánh nặng cho kế toán trong mùa báo cáo.

Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn điện tử ngay đầu năm tài chính chính 2020 sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý và báo cáo với cơ quan thuế. Hơn nữa, thông tư 68/2019/TT-BTC đã chính thức được ban hành với những hướng dẫn cụ thể và giải đáp nhiều vướng mắc cho doanh nghiệp trong việc áp dụng hóa đơn điện tử.

Nhiều cơ quan thuế cũng nhận định Quý I/2020 là thời điểm vàng để doanh nghiệp cả nước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Theo cục thuế TP. Hồ Chí Minh thì doanh nghiệp sớm áp dụng hóa đơn điện tử sẽ tránh được ùn tắc thủ tục hành chính và dễ dàng nhận được sự hỗ trợ tối đa từ CQT. Bên cạnh đó, hiện các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cũng đang có rất nhiều ưu đãi đối với doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sớm do đó doanh nghiệp nên tận dụng để tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian.

3. MISA miễn 5 loại phí khởi tạo, hỗ trợ đổi hóa đơn giấy lấy hóa đơn điện tử với 100% doanh nghiệp

Được MISA xây dựng dựa trên tiêu chí an toàn nhất, dễ sử dụng nhất, phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và sẵn sàng đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đồng thời, meInvoice.vn cũng được các cơ quan thuế và 50.000 doanh nghiệp đã sử dụng đánh giá cao bởi những tính năng nổi bật:

Khởi tạo, phát hành và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, desktop Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm kế toán, quản trị khác Theo dõi hạn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên mobile Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm tại trung tâm lưu trữ dữ liệu chuẩn quốc tế Tier3